Betrek het personeel

De personeelsleden kennen liefst zo snel mogelijk de contouren van de woonmaatschappij, bekijk wat haalbaar is. Het personeel is het ‘kloppend hart’ van een woonmaatschappij en moet zich mee achter de woonmaatschappij kunnen scharen. Dit is een belangrijke voorwaarde om de reorganisatie te doen slagen.

 

Meewerken aan de woonmaatschappij (de organisatorische reorganisatie), geeft personeelsleden ook perspectief. Zo werken zij mee aan de periode na de juridische reorganisatie.

 

U leest verder over:

Communicatie naar het personeel

Informeer hen over het doel van de reorganisatie, de werkwijze, de duur, … en hou hen ook tijdens het hele proces op de hoogte van veranderingen. Beperk uw communicatie niet tot het strikt noodzakelijke.

  • Wees open over de voordelen en de nadelen van de reorganisatie. Een reorganisatie kan zeker een meerwaarde opleveren op termijn doordat u de goede punten van elke SHM en/of SVK combineert en naar een hoger niveau brengt.

     

  • Maak het traject duidelijk. Wat is er gebeurd? Wat gaan we nu doen? Wat volgt daarna? Maak duidelijk wanneer u over elke stap zult of kunt communiceren. Neem dit traject mee in uw communicatie: dan zien personeelsleden ook de vooruitgang.

     

  • Betrek personeelsleden via de thematische werkgroepen en laat hen mee de woonmaatschappij vormgeven. Verder in het draaiboek leest u meer over de thematische werkgroepen.

     

  • Communiceer ook wat u (nog) niet weet. Het kan zijn dat u zelf nog wacht op een beslissing van een ander beslissingsorgaan. Wees daar dan ook open over naar uw personeelsleden.

     

  • Schep rust. U kunt bijvoorbeeld garanderen dat de reorganisatie er niet is om hetzelfde werk met minder personeel te doen. Ontslagen omwille van de reorganisatie zijn trouwens niet toegelaten. Meer informatie kan je lezen in het personeelsluik van elk type traject.

     

  • Verduidelijk zo snel mogelijk welke positie elke medewerker in het nieuwe organigram heeft en wat elke functie inhoudt.

     

  • Communiceer over mogelijke voor- en nadelen van de reorganisatie:

     

    • Nadelen:

      • De huidige dienstverlening moet blijven draaien terwijl het herstructureringsproces loopt. Meerwerk is onvermijdelijk.

      • Frustraties om onduidelijkheden en veranderingen (bijvoorbeeld in werkwijze).

      • Collega’s die vertrekken om gemiste carrièrekansen.

         

    • Voordelen:

      • Efficiëntiewinsten in de werking van de woonmaatschappij.

      • Meer gespecialiseerd personeel: de grotere schaal maakt het (wellicht) mogelijk om meer gespecialiseerde profielen aan te trekken (ingenieur technieken, ICT, communicatie, ...).

Ook hoe u communiceert, kan erg bepalend zijn.

  • Informeer altijd eerst uw personeelsleden voordat u andere partners, de pers, organisaties, … informeert.

     

  • Informeer – waar dit kan – alle personeelsleden op hetzelfde moment.

     

  • Kies voor het gepaste communicatiekanaal bij elke inhoud. Als een belangrijke of moeilijke beslissing viel, kan een personeelsvergadering handig zijn. Dan kunnen personeelsleden meteen vragen stellen. Wilt u kort iets meedelen (bijvoorbeeld, dat een vergadering uitgesteld is, waardoor een beslissing later valt), dan kan een mailing handig zijn.

     

  • Zorg ook voor individuele communicatie, bijvoorbeeld over een nieuwe functie of nieuwe functie-inhoud.

     

  • Herhaal. Het is niet omdat u één keer iets communiceert dat iedereen meteen mee is. De kracht zit vaak in de herhaling.

     

  • Zelfs na een aantal communicaties, kan het zijn dat er vragen of weerstand blijft. Niet iedereen is namelijk meteen overtuigd. Luister goed naar bekommernissen en tracht eraan tegemoet te komen. Pas op voor een defensieve toon.

Hou u niet altijd strikt aan uw communicatieplan. Speel ook in op wat er leeft en communiceer extra als de situatie dit vraagt.

Kennismaken met de personeelsleden van de andere woonactoren

Het is ook belangrijk dat personeelsleden van de betrokken SHM’s en SVK’s elkaar snel leren kennen.

  • Zorg voor een mix in de thematische werkgroepen. Verder in het draaiboek leest u meer over de thematische werkgroepen.

     

  • Organiseer teambuilding of teamdagen met de medewerkers van alle SHM’s en SVK’s of per nieuw samengestelde dienst. Een van de activiteiten kan zijn om het woningen van de andere organisaties te bezoeken, met daarna een ontspannende kennismakingsactiviteit.

     

  • Onderzoek waar het hoofdkantoor komt en of er eventuele satellietkantoren komen. Probeer medewerkers van de verschillende woonactoren zo snel als mogelijk samen in deze kantoren te laten zitten.

     

  • Zorg ervoor dat alle medewerkers elkaar snel via interne lijnen gemakkelijk kunnen contacteren.

Omgaan met weerstand

Veranderingen door de herstructurering kan ook bij personeelsleden voor weerstand zorgen. Vaak gaat dit gepaard met verschillende emoties in verschillende fases. Het Kubler-Ross-model toont deze fases.

 

Niet iedereen doorloopt alle fases: soms slaat iemand een fase over, blijft in een fase of keert terug naar een bepaalde fase. Wel is dit een handig model om emoties bespreekbaar te maken en ermee om te gaan.